Privacy Policy — 2do Uniconta AI Agent

1. Who we are

2do IT Vest ApS ("we", "us") provides the Microsoft Teams application 2do Uniconta AI Agent (the "App"). For personal data processed through the App we act as data processor on behalf of the customer organisation whose Uniconta data the App reads; that organisation is the data controller. For the limited operational data described in section 4 we act as controller.

2do IT Vest ApS · CVR 34605076
John Tranums Vej 23, 2., 6705 Esbjerg Ø, Denmark
lv@2doit.nu

2. What this policy covers

This policy covers the App only — the Teams bot and the services behind it. Our website is covered separately by our Privacy & Cookie Policy. The App sets no cookies and runs no analytics or advertising trackers.

3. What the App processes

The App reads from a hosted mirror of your Uniconta database over an authenticated HTTPS gateway. It is read-only: it never writes to, alters or deletes anything in Uniconta. A conversation stays locked and fetches no data at all until a valid access key is supplied, and the key alone determines which company's data that conversation can reach.

4. Why we process it

• To answer your questions — the purpose of the service, performed on the instructions of your organisation under our agreement with it.
• To keep the service working and secure — diagnostics, fault-finding and abuse prevention, on the basis of our legitimate interest in operating a reliable service (GDPR art. 6(1)(f)).

We do not sell your data, use it for advertising, or use your questions or your Uniconta data to train AI models.

5. Who else processes it

Transfers outside the EU/EEA (Tavily) are made under the European Commission's Standard Contractual Clauses. We disclose data to public authorities only where legally required.

6. How long it is kept

• Conversation history — the last 10 turns, held in the running service's memory. It is erased when you send /clear, when you send logout, when a different access key is used, and whenever the service restarts.
• Diagnostic logs — one record per answered question, including the question text and the data retrieved, kept for 14 days and then deleted automatically. Used only to investigate incorrect answers and faults.
• Attachments — stored on our file service for as long as needed to serve the conversation, and deleted on request.
• Uniconta mirror — kept in sync for the duration of your organisation's agreement with us and removed when that agreement ends.
• Access keys — never written to conversation history and never sent to the AI provider.

7. Security

All connections use TLS. Database access runs through an authenticated gateway that permits read-only queries and refuses anything else. Each conversation is scoped to a single company by its access key, so one customer's conversation cannot reach another customer's data. Access to production systems is restricted to authorised 2do IT Vest personnel.

8. Your rights

Under the GDPR you may request access to your personal data, correction, erasure, restriction of processing, portability, and you may object to processing. Because we act as processor for Uniconta data, please direct such requests to your own organisation, which will pass them to us; we will assist promptly. For data we hold as controller, contact us directly at lv@2doit.nu. You may also lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet, datatilsynet.dk).

9. Changes

We may update this policy. Material changes will be announced through the App or to your organisation's contact before they take effect. The effective date above always reflects the current version.

10. Contact

Questions about this policy or about how the App handles data: lv@2doit.nu. We aim to respond within one business day.

Dansk

1. Hvem vi er

2do IT Vest ApS ("vi", "os") leverer Microsoft Teams-applikationen 2do Uniconta AI Agent ("Appen"). For personoplysninger, der behandles gennem Appen, agerer vi databehandler på vegne af den kundevirksomhed, hvis Uniconta-data Appen læser; denne virksomhed er dataansvarlig. For de begrænsede driftsdata, der er beskrevet i afsnit 4, agerer vi dataansvarlig.

2do IT Vest ApS · CVR 34605076
John Tranums Vej 23, 2., 6705 Esbjerg Ø, Danmark
lv@2doit.nu

2. Hvad politikken dækker

Denne politik dækker kun Appen — Teams-botten og de bagvedliggende tjenester. Vores hjemmeside er dækket særskilt af vores Privatlivs- og cookiepolitik. Appen sætter ingen cookies og anvender hverken analyse- eller annoncesporing.

3. Hvad Appen behandler

Appen læser fra en hosted kopi af din Uniconta-database via en autentificeret HTTPS-gateway. Den er skrivebeskyttet: den skriver, ændrer eller sletter aldrig noget i Uniconta. En samtale forbliver låst og henter ingen data, før en gyldig adgangsnøgle er angivet, og nøglen alene afgør, hvilken virksomheds data samtalen kan nå.

4. Hvorfor vi behandler dem

• For at besvare dine spørgsmål — tjenestens formål, udført efter instruks fra din virksomhed i henhold til vores aftale med den.
• For at holde tjenesten kørende og sikker — diagnostik, fejlfinding og misbrugsforebyggelse på grundlag af vores legitime interesse i at drive en pålidelig tjeneste (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Vi sælger ikke dine data, bruger dem ikke til annoncering og bruger hverken dine spørgsmål eller dine Uniconta-data til at træne AI-modeller.

5. Hvem der ellers behandler dem

Overførsler uden for EU/EØS (Tavily) sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontrakts­bestemmelser. Vi videregiver kun data til offentlige myndigheder, hvor det er lovpligtigt.

6. Hvor længe de opbevares

• Samtalehistorik — de seneste 10 turer, holdt i tjenestens hukommelse. Den slettes, når du sender /clear, når du sender logout, når en anden adgangsnøgle bruges, og hver gang tjenesten genstarter.
• Diagnostiklogs — én registrering pr. besvaret spørgsmål, inklusive spørgsmålsteksten og de hentede data, opbevares i 14 dage og slettes derefter automatisk. Bruges udelukkende til at undersøge forkerte svar og fejl.
• Vedhæftninger — gemmes på vores filtjeneste, så længe det er nødvendigt for samtalen, og slettes på anmodning.
• Uniconta-kopi — holdes synkroniseret i din virksomheds aftaleperiode og fjernes, når aftalen ophører.
• Adgangsnøgler — skrives aldrig til samtalehistorikken og sendes aldrig til AI-leverandøren.

7. Sikkerhed

Alle forbindelser bruger TLS. Databaseadgang går gennem en autentificeret gateway, der kun tillader læseforespørgsler og afviser alt andet. Hver samtale er bundet til én virksomhed via sin adgangsnøgle, så én kundes samtale ikke kan nå en anden kundes data. Adgang til produktionssystemer er begrænset til autoriseret personale hos 2do IT Vest.

8. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen kan du anmode om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling og dataportabilitet samt gøre indsigelse mod behandling. Da vi er databehandler for Uniconta-data, bedes du rette sådanne anmodninger til din egen virksomhed, som videresender dem til os; vi bistår hurtigst muligt. For data, vi behandler som dataansvarlig, kontakt os direkte på lv@2doit.nu. Du kan også klage til Datatilsynet.

9. Ændringer

Vi kan opdatere denne politik. Væsentlige ændringer varsles gennem Appen eller til din virksomheds kontaktperson, før de træder i kraft. Ikrafttrædelsesdatoen øverst afspejler altid den gældende version.

10. Kontakt

Spørgsmål til denne politik eller til Appens behandling af data: lv@2doit.nu. Vi tilstræber at svare inden for én hverdag.